L’espace collaboratif constitue aujourd’hui une réponse aux évolutions constatées dans l’organisation du travail. La mise en place d’un tel espace s’avère cruciale pour toute entreprise désireuse de se maintenir à un niveau élevé de performance et de productivité.
Pour mettre en place un tel espace, il existe des règles de base à respecter afin de parvenir à gagner en productivité sans rien perdre en professionnalisme. Ces règles touchent à la répartition des espaces de travail, à l’organisation de ces espaces et à la gestion des effectifs.
La création d’un espace de travail collaboratif doit également se faire en tenant compte de l’aménagement de cet espace. Le mobilier et les outils à employer doivent ainsi être retenus dans l’optique collaborative, sans occulter la dimension digitale, essentielle à tout espace collaboratif.
L’espace collaboratif : Généralités
Les principaux détails à connaitre sur l’espace de travail collaboratif concernent sa définition et l’intérêt qu’il y a à en faire l’option.
Qu’est-ce que c’est ?
Un espace collaboratif est une plateforme, principalement digitale, qui permet à plusieurs intervenants de participer à la réalisation d’un projet à travers la mise en commun de leurs compétences, de leurs intelligences et de leurs créativités.
Cet espace de travail peut également posséder une dimension tangible et inclure des locaux physiques. Cette dimension physique de l’espace de travail collaboratif est cependant à relativiser car la collaboration qui peut impliquer des intervenants situés à distance les uns des autres, est généralement dématérialisée.
Quel en est l’intérêt ?
Les espaces de collaboration sont aujourd’hui prisés en raison de leurs avantages. Ceux-ci se déclinent en :
- Une meilleure adaptation aux formes modernes du travail ;
- Une facilitation de la transformation digitale grâce à l’adoption des outils collaboratifs ;
- Une amélioration de la communication à l’intérieur de l’entreprise ;
- Une meilleure synergie des équipes de travail ;
- Un gain de performance lié à l’exploitation de l’intelligence collective ;
- Une meilleure productivité.
Ces avantages contribuent à faire de l’espace collaboratif la forme d’organisation du travail la plus adaptée aujourd’hui.
Quelques principes de base
La création d’un espace collaboratif physique doit obéir à un certain nombre de règles pour permettre de gagner en efficacité sans aboutir à un effet contraire à celui recherché.
L’espace doit avant toute chose être implanté dans un lieu qui correspond aux besoins des équipes de travail et aménagé pour offrir l’ambiance désirée.
La répartition des espaces
Dans la logique des espaces de travail collaboratif, les surfaces nécessaires à une entreprise ne sont plus définies au regard du nombre des collaborateurs qui y travaillent, mais plutôt en fonction de l’effectif des projets en cours.
Cela se justifie car le travail collaboratif ne requiert pas la présence physique de l’ensemble des intervenants d’un projet. La surface à prévoir pour un espace de collaboration est donc déterminée sur la base du nombre moyen d’intervenants pour chaque projet.
Les espaces peuvent ainsi être délimités de diverses manières, un accent particulier devant être mis sur l’isolation des différents espaces du point de vue sonore.
L’espace collaboratif doit par ailleurs inclure des espaces dédiés aux réunions, à la détente ou à la réflexion. Les divers espaces doivent être adaptés aux besoins des collaborateurs pour lesquels ils sont conçus.
Des règles d’organisation
En raison du caractère commun de la majorité des espaces de travail collaboratif, il est nécessaire de définir des règles permettant d’organiser leur utilisation commune. L’absence totale de règles peut en effet résulter en une confusion peu propice à la productivité.
Ces règles doivent ainsi concerner :
- La propreté des espaces ;
- Les modalités d’occupation des espaces ;
- La gestion du bruit ;
- L’usage des équipements.
Parvenir à des règles consensuelles permet de faciliter l’exploitation apaisée de ces espaces communs et de les rendre agréables pour tous ceux qui s’en servent, tout en favorisant la productivité des collaborateurs.
Ces règles doivent permettre aux processus de réflexion de se mener à l’abri de toute distraction et de toute interruption et offrir des occasions de calme ou de solitude aux collaborateurs qui en ont besoin. En effet, si la proximité est propice aux échanges et à la communication, elle ne doit pas être imposée.
Les contacts entre collaborateurs doivent donc être rendus possibles et même encouragés lorsqu’ils sont nécessaires, mais pas au prix de l’épanouissement personnel des collaborateurs qui tiennent à leurs frontières physiques.
Des effectifs limités
De manière générale, il existe un effectif maximum à ne pas excéder au sein d’un espace limité. L’on considère que réunir plus de 8 personnes au sein d’un même espace donne lieu à un ralentissement de la circulation des informations et s’avère peu productif.
Les interruptions se multiplient et la recherche de synergie qui avait justifié ce regroupement produit finalement l’effet inverse.
Les équipements de l’espace de travail collaboratif
Dans le processus de création d’un espace dédié à la collaboration, les équipements à prévoir pour un maximum d’efficacité concernent aussi bien le mobilier que les outils de travail.
Le mobilier
Le mobilier convenable pour assurer une gestion de projet performante dans un espace collaboratif doit être retenu en fonction de son adaptation aux besoins des différents collaborateurs. Ce mobilier peut être composé de :
- Bureaux avec fauteuils ;
- Tables et chaises prévues pour accueillir plusieurs collaborateurs dans un même espace ;
- Fauteuils conçus pour la détente ;
- Panneau de projection ou d’écriture.
Ce mobilier doit être retenu pour convenir aussi bien aux exigences du travail d’équipe qu’à la configuration des locaux. Le mobilier annexe, notamment les armoires, doit lui aussi être retenu à la lumière de ces considérations.
Les outils de travail propices aux échanges et à la mobilité
Afin de favoriser à la fois la dynamique collaborative et la productivité, il est habituel d’opter pour des outils de travail permettant la mobilité. La prime doit donc être à la légèreté et à la transportabilité des outils de travail.
L’importance de la mobilité se justifie ici par la possibilité pour certains ou même pour l’ensemble des collaborateurs de rester productifs sans être physiquement présents dans l’espace collaboratif, qu’ils soient chez eux, sur le terrain ou ailleurs.
Il est également nécessaire que les équipements prennent en compte la dimension digitale et dématérialisée du travail collaboratif. Cela passe par la mise à disposition d’outils connectés et de logiciels favorisant les échanges, la communication et la collaboration, même à distance.
La composante digitale
L’espace collaboratif n’est pas exclusivement physique et il est possible de produire du travail collaboratif, même sans aucune proximité physique. Cela nécessite la mise en place d’une plateforme collaborative, un outil digital qui intègre la quasi-totalité des possibilités de travail collaboratif.
Cliquez ici pour en apprendre plus. La mise à disposition d’une telle plateforme s’accompagne d’outils collaboratifs de la même nature, accessibles en ligne et pour l’ensemble des collaborateurs. Cet article permet de découvrir plus amplement ces outils.
Une messagerie instantanée, un module de visioconférence, une suite bureautique de productivité ou un agenda partagé sont des exemples d’outils collaboratifs dématérialisés. La plupart de ces outils sont accessibles dans le Cloud et permettent à plusieurs intervenants distants de travailler sur un même projet.
Ce type d’outil collaboratif est essentiel à la création d’un espace collaboratif.
